Gültigkeit und Verfall von Angeboten

Jedes Angebot trägt ein Pflichtfeld „Gültig bis“. Beim Anlegen ist es fest auf heute plus 30 Tage vorbelegt und je Angebot frei änderbar. Die „Gültigkeitsdauer (Tage)“ aus den Dokument-Einstellungen (Einstellungen → „Dokumente“, Abschnitt „Gültigkeit“, Standard 30 Tage) greift dagegen erst bei neuen Versionen, Nachträgen und Kopien. Nachträglich ändern Sie das Datum am Angebot in der Karte „Texte & Details“ (Seitenleiste → Angebote → Angebot öffnen). Das Datum darf nicht in der Vergangenheit liegen.

Was beim Überschreiten passiert

Versendete Angebote, deren Datum verstreicht, setzt ein nächtlicher Lauf automatisch auf „Verfallen“. Entwürfe verfallen nie, sie liegen einfach weiter im Entwurfsstapel. Das Kundenportal zeigt dem Kunden unabhängig davon direkt anhand des Datums „abgelaufen“ an. Das ist derselbe Zustand, der intern „Verfallen“ heißt, nur anders benannt. Das Dashboard-Widget „Offene Angebote“ warnt vorher mit der Restlaufzeit: „{n} Tage verbleibend“, „1 Tag verbleibend“, „Läuft heute ab“.

Verfallen ist nicht verloren

Ein verfallenes Angebot kann weiterhin angenommen oder abgelehnt werden — allerdings nur intern. Im Kundenportal sieht der Kunde ab dem Ablaufdatum nur noch den Hinweis „Dieses Angebot ist abgelaufen.“; Annehmen und Ablehnen stehen ihm dort nicht mehr zur Verfügung, herunterladen kann er es weiter. Meldet sich der Kunde also nach sechs Wochen doch noch mit einem Ja, steht dem nichts im Weg — den Status setzen dann Sie.

Wer stattdessen mit frischer Frist (und ggf. aktuellen Preisen) neu anbieten will, erstellt eine neue Version; sie berechnet das „Gültig bis“ neu aus der Standard-Dauer.