Angebot als PDF
PDF herunterladen geht immer — aber ob Firmendaten und Logo drinstehen, hängt an den Stammdaten. Und nach dem Versand friert der Stand ein.
Der Knopf „PDF herunterladen“ ist immer verfügbar — Gantway blockiert den Download nie; herunterladen darf jede Rolle, die das Angebot sehen darf. Sie finden ihn über die Seitenleiste unter Angebote → Angebot öffnen im Kopfbereich des Angebots. Was im PDF steht, hängt aber von Ihren Stammdaten ab.
Wenn Firmendaten fehlen
Fehlen Straße oder Ort in Ihren Firmenstammdaten, erscheint die Warnung „Firmenstammdaten unvollständig — PDF könnte unvollständig sein.“ Das PDF entsteht trotzdem — nur eben ohne vollständigen Absender. Ein Kunde merkt das sofort; tragen Sie die Daten unter Firmenprofil vervollständigen nach.
Das Logo erscheint nur, wenn es in Gantway hochgeladen wurde — ein Logo, das nur auf Ihrer Webseite liegt, kennt das PDF nicht.
Die Vorlagentexte (Anschreiben, Schlusstext) und den Nummernkreis pflegen Sie unter Einstellungen → „Dokumente“ — die Seite trägt dort die Überschrift „Dokument-Einstellungen“. Der Dateiname folgt der Angebotsnummer samt Version, etwa AG-2026-0001-v1.pdf.
Eigenes Deckblatt und Anhang
Ab dem Plan Pro liegt unter Einstellungen → „Dokumente“ der Abschnitt „Deckblatt & Anhang“. Die Seite ist dem Admin vorbehalten. Dort hinterlegen Sie zwei eigene PDF-Dateien: ein „Deckblatt“ (genau eine Seite, bis 5 MB) und einen „Anhang (z. B. AGB)“ (bis 15 Seiten, bis 2 MB). Beide werden unverändert übernommen: das Deckblatt vor das Angebot, der Anhang dahinter. Sie tragen weder Fußzeile noch Seitenzahl, und die Seitenzählung des Angebots bleibt davon unberührt.
Beim Versand hält Gantway fest, welche Fassungen galten. Tauschen Sie das Deckblatt später aus, ändern sich bereits versendete Angebote nicht mehr.
Grenzen
Höchstens 500 Positionen je PDF, 30 Sekunden Rechenzeit, 10 Downloads pro Minute. Im Alltag erreicht man keine davon — bei Extremfällen hilft Aufteilen.
Der Kunde lädt selbst herunter
Im Kundenportal steht dem Kunden der Knopf „Als PDF herunterladen“ zur Verfügung — in jedem Zustand, auch nach Annahme, Ablehnung und Ablauf. Er bekommt dasselbe Dokument wie Sie, samt Deckblatt und Anhang.
Auch bekannt als: PDF, herunterladen, Briefkopf, Logo fehlt, Angebot drucken.