Die Angebots-Status: von Entwurf bis Verfallen

Ein Angebot kennt fünf Status: Entwurf, Versendet, Akzeptiert, Abgelehnt, Verfallen.

Die Übergänge

• Entwurf → Versendet — der einzige Weg aus dem Entwurf.
• Versendet → Akzeptiert / Abgelehnt — die Entscheidung des Kunden, intern gesetzt oder über das Kundenportal.
• Versendet → Verfallen — automatisch nach Ablauf des Gültig-bis-Datums (nächtlicher Lauf).
• Verfallen → Akzeptiert / Abgelehnt — auch ein abgelaufenes Angebot kann noch entschieden werden.

Nur Entwürfe sind bearbeitbar und löschbar („Nur Angebote im Status 'Entwurf' können bearbeitet werden.“). Versenden dürfen standardmäßig Admin und Planer; Annehmen/Ablehnen ebenso.

Der Versand-Moment

Der Knopf „Als versendet markieren“ steht im Kopfbereich des Angebots (Seitenleiste → Angebote → Angebot öffnen). Die Rückfrage „Angebot als versendet markieren?“ sagt vorab, was passiert: Das Angebot wird festgeschrieben und kann nicht mehr bearbeitet werden, und das PDF wird heruntergeladen. Eine E-Mail verschickt Gantway dabei nicht — das PDF oder den Portal-Link schicken Sie selbst. Im Hintergrund passiert viererlei:

1. Die Kalkulation wird eingefroren — der Preisstand ist festgeschrieben.
2. Die Positionsliste wird als Dokument-Stand fixiert — PDF und Kundenportal zeigen ab jetzt exakt diesen Stand, egal was intern weiter passiert.
3. Der Liefertermin wird festgeschrieben: Angebot, PDF und Portal zeigen ab jetzt den Liefertermin, der beim Versand am Auftrag stand, auch wenn er dort später geändert wird. War keiner eingetragen, bleibt das Dokument ohne.
4. Ein Portal-Link wird erzeugt, falls noch keiner existiert — aber nur, wenn Ihr Tarif das Kundenportal enthält (ab Pro). Ohne Kundenportal entsteht kein Link; Gantway meldet dann „Angebot versendet. Senden Sie Ihrem Kunden das heruntergeladene PDF.“

Mindestens eine Position muss vorhanden sein, sonst lehnt Gantway den Versand ab.