Wartungsvertrag anlegen
Intervall, erste Fälligkeit, Vorlaufzeit und Vorlage festlegen — damit der wiederkehrende Auftrag später von selbst entsteht.
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Ein Wartungsvertrag erzeugt seine Aufträge selbst. Angelegt ist er in wenigen Minuten.
So legen Sie einen Vertrag an
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Wartungsverträge und klicken Sie oben rechts auf „Vertrag anlegen“. Wer beim Kunden startet, nimmt Kunden → Kunde öffnen → Tab „Wartung“ → „Vertrag anlegen“; dort steht der Kunde schon fest. Beide Wege öffnen dasselbe Formular.
- Füllen Sie die drei Pflichtangaben aus: „Kunde“ (entfällt beim Weg über die Kundenakte), „Titel“ (etwa „Heizungswartung Jahresvertrag“) und „Erste Fälligkeit“.
- Stellen Sie den Rhythmus in der Zeile „Alle“ ein: eine Zahl von 1 bis 60, dazu „Woche(n)“, „Monat(e)“ oder „Jahr(e)“.
- Setzen Sie die „Vorlaufzeit (Tage)“ zwischen 0 und 90.
- Ergänzen Sie, was Sie brauchen — Task-Template, Vertragsende, Verantwortlicher, Notiz (siehe unten).
- Klicken Sie auf „Speichern“. Gantway bestätigt: „Wartungsvertrag wurde angelegt.“
Die Seite ist Admins und Planern vorbehalten. Der Titel taucht später im Titel jedes erzeugten Auftrags wieder auf.
Der Rhythmus
Bei Monaten und Jahren bleibt der Tag der ersten Fälligkeit der Anker und überlebt jeden kurzen Monat: Ein monatlicher Vertrag ab dem 31. Januar wird auf den 28. Februar geklemmt, danach aber wieder auf den 31. März — er rutscht nicht dauerhaft nach vorne. Wochen kennen keinen Anker; dort wird schlicht in Sieben-Tage-Schritten gerechnet.
Vorlaufzeit
„Vorlaufzeit (Tage)“ bestimmt, wie früh der Auftrag entsteht: „So viele Tage vor der Fälligkeit entsteht der Auftrag automatisch.“ Sie muss kürzer als das Intervall sein, sonst würde sich der nächste Auftrag mit dem laufenden überschneiden.
Was optional ist
- „Task-Template“ legt die Arbeitsschritte-Vorlage fest, die jeder erzeugte Auftrag bekommt. Voreingestellt ist „Ohne Template (leerer Auftrag)“.
- „Vertragsende“ darf nicht vor der Fälligkeit liegen. Ist es überschritten, geht der Vertrag auf „Beendet“.
- „Verantwortlicher“ bekommt die Benachrichtigung, wenn ein Auftrag entsteht. Ohne Eintrag gilt „Alle Admins & Planer benachrichtigen“.
- „Notiz“ fasst bis 2000 Zeichen, etwa „Zugang über Hinterhof, Schlüssel im Büro“.
Danach greift die Automatik: Wie und wann der Auftrag entsteht, steht unter Wie Wartungsaufträge automatisch entstehen.
Auch bekannt als: Wartungsvertrag, wiederkehrender Auftrag, Wartung, Intervall, Vorlaufzeit.