Wie Wartungsaufträge automatisch entstehen

Aus einem Wartungsvertrag entstehen Aufträge ohne Ihr Zutun. Sie finden sie wie jeden anderen Auftrag unter Seitenleiste → Aufträge, im Status Entwurf.

Wann der Lauf greift

Einmal am Tag, in den frühen Morgenstunden, geht Gantway alle aktiven Verträge durch. Erzeugt wird ein Auftrag, sobald Fälligkeit minus Vorlaufzeit erreicht oder überschritten ist. Bei einer Fälligkeit am 1. Oktober und 14 Tagen Vorlauf steht der Auftrag also am Morgen des 17. September im Bestand.

Pro Vertrag entsteht höchstens ein Auftrag je Lauf — und zwar für die jüngste fällige Fälligkeit. Ältere, noch nicht bediente Fälligkeiten verfallen ersatzlos; sie werden nur gezählt und in der Benachrichtigung genannt.

Was Sie im Auftrag vorfinden

• Titel: der Vertragstitel, ein Gedankenstrich, das Fälligkeitsdatum.
• Status Entwurf, geplanter Start = Fälligkeitstag. Ein Entwurf taucht noch nicht unter „Meine Arbeit“ auf — er wird erst sichtbar, wenn Sie ihn den Lebenszyklus entlangschieben.
• Arbeitsschritte aus der hinterlegten Vorlage — ohne Vorlage bleibt der Auftrag leer.
• Ein Kennzeichen „Aus Wartungsvertrag“ samt Vertragstitel oben im Auftrag; ein Klick darauf führt zurück zum Vertrag. Es sehen allerdings nur die Rollen, die auch die Wartungsverträge selbst öffnen dürfen — Admin und Planer. Ein Teamleiter findet den Entwurf also ohne diesen Hinweis im Bestand vor: Woher der Auftrag kommt, muss ihm der Planer sagen.

Die Benachrichtigung

Gleichzeitig geht die Meldung „Wartungsauftrag erstellt“ heraus — an den Verantwortlichen des Vertrags, sonst an alle Admins und Planer. Drei Zusätze können darin stehen: dass der Auftrag der vorherigen Fälligkeit noch offen ist, dass ältere Fälligkeiten verfallen sind, oder dass die hinterlegte Vorlage fehlt und der Auftrag deshalb ohne Arbeitsschritte angelegt wurde.

Die Historie am Vertrag

Vertrag öffnen (Seitenleiste → Wartungsverträge → Zeile anklicken): Unter „Auftrags-Historie“ steht jede bediente Fälligkeit mit ihrem Auftrag, dessen Status und dem Vermerk über verfallene Fälligkeiten. Ist noch nichts passiert, sagt die Liste das offen: „Noch keine automatisch erzeugten Aufträge. Der tägliche Lauf legt den Auftrag an, sobald das Vorlauffenster erreicht ist.“ Die Spalte „Letzte Durchführung“ zeigt, wann der jüngste dazugehörige Auftrag abgeschlossen wurde.

Anhalten, beenden, löschen

Im geöffneten Vertrag stehen „Pausieren“, „Aktivieren“, „Beenden“ und „Löschen“. Ein pausierter oder beendeter Vertrag lässt sich über „Aktivieren“ wieder aufnehmen — liegt sein Vertragsende in der Vergangenheit, verlangt Gantway dafür zuerst ein neues Vertragsende.