Benachrichtigungen und E-Mail-Zustellung

Die Glocke oben rechts in der Seitenleiste, auf dem Handy in der Kopfzeile, sammelt alles, was Sie wissen sollten, in zwei Tabs: „System“ (Statuswechsel, Zuweisungen, Konflikte) und „Erwähnungen“ (@-Nennungen in Kommentaren). Der kleine Zähler an der Glocke zählt Ungelesenes, ab zehn zeigt er „9+“.

E-Mails: der Zustellmodus

Unter Einstellungen → „Benachrichtigungen“ (Abschnitt „Persönlich“; jede Rolle sieht den Punkt) wählen Sie, wie viel davon ins Postfach soll:

• „Gebündelt (empfohlen)“ schickt alle 15 Minuten eine Sammel-Mail über das Aufgelaufene. Wer gerade in der App arbeitet und die Meldungen dort liest, bekommt keine Mail.
• „Sofort“ schickt jede Benachrichtigung einzeln, ohne Verzögerung.
• „Täglich“ schickt eine Zusammenfassung am Morgen gegen 7 Uhr.
• „Keine E-Mails“ lässt alles in der App.

E-Mails gehen grundsätzlich nur für Ungelesenes raus. Was in der App schon gelesen ist, wird nicht nachgeliefert.

Darunter stehen zwei Schalter, beide zunächst aus:

• „Ruhezeiten“: montags bis freitags zwischen 20 und 7 Uhr und am Wochenende keine E-Mails. Was in dieser Zeit anfällt, kommt danach gesammelt; was Sie vorher in der App gelesen haben, entfällt.
• „Nur meine Aufträge“: E-Mails zu Statuswechseln, abgeschlossenen Positionen und Lieferterminen nur für Aufträge, in deren Team Sie sind oder an denen Sie eine Position haben. In der App sehen Sie weiterhin alle. Den Schalter sehen nur Rollen, die solche Meldungen bekommen.

Jede Benachrichtigungs-Mail hat unten den Link „Alle abbestellen“. Er funktioniert auch ohne Anmeldung, etwa auf dem Handy: Ein Klick auf den Knopf der Seite stellt auf „Keine E-Mails“, alle übrigen Einstellungen bleiben erhalten. Viele Mailprogramme bieten dasselbe als eigenen Knopf „Abbestellen“ an. Mails zu Anmeldung und Passwort sind davon nicht betroffen.

Die Typ-Matrix

Darunter lässt sich für jede Meldungsart getrennt einstellen, ob sie in der App und ob sie per E-Mail ankommt, gruppiert nach Aufträge, Aufgaben, Angebote, Material, Personal, Erwähnungen, Konflikte sowie Konto & Abo. Die Seite zeigt nur die Meldungsarten, die Ihre Rolle überhaupt bekommen kann: Ein Mitarbeiter sieht zum Beispiel Positionszuweisung, Urlaubsentscheidungen und Erwähnungen, aber keine Angebote und keine Konflikte.

Voreinstellung: Solange Sie nichts gespeichert haben, kommen „Statuswechsel“ und „Position abgeschlossen“ nur in der App an, nicht per E-Mail. Diese Routinemeldungen entstehen laufend, sobald die Werkstatt Positionen abhakt, und würden das Postfach füllen. Alles andere geht auch per E-Mail raus. Wer beides im Postfach haben möchte, schaltet es hier ein und speichert.

Drei Sonderfälle:

• „Kritische Konflikte und Warnungen“ — die dringenden Konflikte der Stufen Kritisch und Warnung — lassen sich in der App nicht abschalten; sie sind zu wichtig, um unterzugehen. Per E-Mail lassen sie sich abwählen.
• „Zahlungsprobleme beim Abo“ (nur für Admins, unter „Konto & Abo“), etwa wenn Ihre Bank die Abo-Zahlung zusätzlich bestätigen lassen will, lassen sich in der App ebenfalls nicht abschalten, per E-Mail schon. So steht es auch in der Fußnote der Seite: „Konfliktmeldungen der Stufen Kritisch und Warnung sowie Zahlungsprobleme beim Abo lassen sich in der App nicht abschalten (per E-Mail schon).“
• Erwähnungen haben nur einen E-Mail-Schalter; in der App kommen sie immer an.

Die Zeile „Liefertermine“ unter Aufträge („Zugesagter Liefertermin naht oder wird von der Planung überschritten“) steuert die beiden Meldungen zum Liefertermin: „Liefertermin naht“ (wenn der zugesagte Termin heute oder in den nächsten 2 Arbeitstagen liegt und der Auftrag nicht fertig ist; Gantway prüft das jeden Morgen) und „Planung überschreitet den Liefertermin“ (wenn das geplante Ende über den Liefertermin rutscht). Beide kommen höchstens einmal je Auftrag und Tag.

Die Konflikt-Vorschau

Die zweite Zeile unter Konflikte heißt „Konflikt-Vorschau (täglich, Stufe Hinweis)“. Sie betrifft Konflikte der Stufe Hinweis — solche, die erst in einigen Wochen dringend werden. Die melden sich nicht sofort, sondern einmal am frühen Morgen gesammelt: „Konflikt-Vorschau: 3 neue Konflikte, noch nicht dringend“. Die Meldung nennt bis zu drei Konflikte, danach „… und N weitere“, und den frühesten Termin; ein Klick öffnet die Konfliktliste gefiltert auf „Hinweis“.

• Enthalten ist nur, was neu ist und die Nacht überdauert hat. Bereits gemeldete und quittierte Konflikte stehen nicht darin.
• Empfänger sind Admin, Planer und die Teamleiter der betroffenen Aufträge.
• Anders als die dringenden Konflikte lässt sich die Vorschau in der App und per E-Mail abschalten. Die E-Mail folgt dem gewählten Zustellmodus.
• Konfliktmeldungen gibt es nur in den Plänen mit Konflikterkennung, Pro und Premium.

Wann ein Konflikt als dringend gilt und wie eine spätere Hochstufung gemeldet wird, erklärt Kritisch, Warnung, Hinweis.