Das Audit-Log: die komplette Änderungshistorie

Das Audit-Log („Chronologische Historie aller auditierten Ereignisse.“) ist das betriebsweite Gedächtnis: jede auditierte Änderung, mit Person und Zeitpunkt. Zu finden unter Einstellungen → „Audit-Log“, in der Seitenleiste unten im Abschnitt „Betrieb & Daten“. Es gehört zum Premium-Plan und ist für Admin und Planer zugänglich.

Arbeiten mit dem Log

Es gibt zwei Ansichten: „Timeline“ für das chronologische Lesen und „Tabelle“ für das systematische Durchsuchen (50 Einträge je Seite). Eingegrenzt wird über die Filter „Entitätstyp“ (13 Bereiche, von Auftrag über Bestandsbewegung bis Berechtigungen), „Ereignistyp“, „Akteur“ und „Von“/„Bis“.

Jeder Eintrag öffnet ein Detail mit den technischen Änderungsdaten. Sensible Felder wie Passwörter oder Tokens werden vor dem Speichern automatisch geschwärzt; sie stehen in keinem Protokoll.

Für Prüfer und Archiv gibt es „CSV exportieren“, begrenzt auf 10.000 Einträge je Export. Gibt es mehr, meldet Gantway das beim Download mit dem Hinweis „Export auf 10.000 Einträge begrenzt“.

Wie lange die Einträge bleiben

Endlos wächst das Protokoll nicht. Einmal pro Woche räumt Gantway auf, und zwar nach Art des Eintrags getrennt:

• Sicherheitsereignisse (fehlgeschlagene Anmeldungen, verweigerte Berechtigungen): 12 Monate
• Zeiterfassung mit Zeitbuchungen, Anwesenheiten und Monatsabschlüssen: 10 Jahre
• alle übrigen fachlichen Änderungen (Aufträge, Kunden, Artikel, Rechte …): 3 Jahre

Die zehn Jahre für die Zeiterfassung sind kein Zufall. Die Buchungen selbst bleiben dauerhaft erhalten, und der Beleg, dass eine Stunde nachträglich korrigiert wurde, muss im Lohnstreit oder bei einer Betriebsprüfung genauso lange greifbar sein wie die Zahl. Wer einen älteren Stand aufheben will, exportiert ihn rechtzeitig als CSV.