Berufsschulzeiten für Auszubildende

Den Rhythmus pflegen Sie in der Personalakte: Einstellungen → „Team“ → auf den Namen des Auszubildenden klicken → Tab „Arbeitszeitmodell“ → Karte „Berufsschule“.

Warum Berufsschule eine eigene Abwesenheitsart ist

Ein Schultag ist keine Fehlzeit. Gantway setzt das Tages-Soll an diesem Tag auf null: Der Azubi muss keine Arbeitszeit erfassen, und im Zeitkonto entsteht trotzdem kein Minus. Ohne eigene Art stünde nach jedem Schultag ein voller Arbeitstag als Fehlbetrag im Saldo.

Dazu kommt: Ein Berufsschultag kostet keinen Urlaubstag und braucht keine Genehmigung — er ist sofort gesetzt. Er gilt immer ganztägig; halbe und mehrtägige Einträge sind gesperrt. Für die Planung ist der Azubi an diesem Tag blockiert.

Den Rhythmus anlegen

Klicken Sie auf den Knopf „Berufsschulzeiten anlegen“ und wählen Sie „Feste Wochentage“ oder „Blockunterricht“.

Bei festen Wochentagen lesen Sie die Regel als Satz: Berufsschule „jede zweite Woche“ am Do, „erstmals am“ 04.09.2026, „bis“ 31.07.2027. Der Takt reicht von jeder bis zu jeder vierten Woche, Wochentage von Mo bis Sa.

Entscheidend ist das Datum unter „erstmals am“: Es ist der Anker des Takts, nicht die Kalenderwoche. „Jede zweite Woche“ zählt ab diesem Tag weiter — so kann ein 14-tägiger Plan nicht um eine Woche verrutschen.

Zwei Dinge fallen an diesem Feld am häufigsten auf:

• Der erste Schultag muss einer der gewählten Wochentage sein. Wer Do und Fr ankreuzt, aber einen Dienstag einträgt, kommt nicht weiter: „Der erste Schultag ist ein Dienstag, dieser Wochentag ist aber nicht ausgewählt.“
• Vor diesem Tag entsteht nichts, auch nicht in derselben Woche. Wer Do und Fr wählt und als ersten Schultag den Freitag einträgt, bekommt den Donnerstag davor nicht mehr; ab dem nächsten Takt sind beide Tage dabei. „Erstmals am“ ist wörtlich gemeint.

Bei „Blockunterricht“ tragen Sie über „Zeitraum hinzufügen“ die Blöcke mit „Von“ und „Bis“ ein. Wochenenden entstehen daraus nicht.

Über „Diesen Rhythmus auch für weitere Mitarbeiter übernehmen“ setzen Sie denselben Plan in einem Zug für mehrere Azubis.

Die Vorschau lesen

Unter „So liegen die nächsten Schultage:“ zeigt ein Kalender acht Wochen — Sie sehen also sofort, ob „jede zweite Woche“ die Woche trifft, die Sie meinen. Darunter steht die Bilanz, etwa „Erzeugt 38 Berufsschultage.“ und „4 Tage fallen auf einen Feiertag, Betriebsruhe oder einen arbeitsfreien Tag und werden übersprungen.“

Übersprungen werden außerdem Tage in einem abgeschlossenen Monat, Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums und Tage, an denen bereits eine andere Abwesenheit steht. Beim Speichern legt Gantway alle verbleibenden Schultage bis zum Enddatum auf einmal an.

Einzelne Termine streichen

Fällt ein Schultag aus, klicken Sie am Datums-Feld auf das Kreuz — „Findet nicht statt“. Der Tag bleibt durchgestrichen stehen und lässt sich über „Wieder aufnehmen“ zurückholen.

Beim Löschen des Rhythmus gilt: „Zukünftige Schultage werden entfernt. Bereits vergangene Tage bleiben als Nachweis erhalten.“

Wenn das Schuljahr endet

Sechs Wochen vor dem Enddatum warnt die Karte: „Dieser Rhythmus endet bald. Für das neue Schuljahr verlängern.“ Zusätzlich verschickt Gantway dazu einmal eine Benachrichtigung — sonst plant der Betrieb im neuen Schuljahr ins Leere.

Beim Anlegen des neuen Rhythmus gilt: Zwei Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden. Reicht der alte noch in den neuen hinein, meldet Gantway „Es gibt bereits einen Berufsschul-Rhythmus von … bis …. Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden.“ Korrigieren Sie dann zuerst das Enddatum des alten. Nahtlos anschließen ist erlaubt — alt bis zum 31.07., neu ab dem 01.08.

Wo der Schultag auftaucht

Auf der Seite Abwesenheiten im Tab „Team-Kalender“ in Türkis und im Tab „Alle Abwesenheiten“ als „Berufsschule“, in der Zeiterfassung als „Schule“, außerdem am Schreibtisch und im Gantt.