Abwesenheit für jemand anderen erfassen

Krankmeldung nachtragen, vergessenen Urlaub eintragen: Vorgesetzte erfassen Abwesenheiten direkt, ohne Antragsweg.

So erfassen Sie eine Abwesenheit für jemand anderen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Abwesenheiten.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Abwesenheit erfassen“.
3. Wählen Sie oben unter „Mitarbeiter auswählen“ die Person. Zur Wahl stehen „Ich selbst“ und alle Mitarbeiter des Betriebs.
4. Wählen Sie die „Art der Abwesenheit“ und tragen Sie „Von“ und „Bis“ ein.
5. Klicken Sie auf „Abwesenheit erfassen“. Gantway meldet „Abwesenheit erfasst.“, bei einer Krankmeldung „Krankheit erfasst.“

Ohne Genehmigungsschritt

Sobald eine andere Person gewählt ist, weist der Dialog unten aus: „Wird direkt eingetragen — ohne Genehmigung.“ Der Eintrag ist sofort wirksam, es gibt keinen Antrag, den noch jemand entscheiden müsste. Krankheit läuft immer über diesen Weg, auch für einen selbst: „Krankmeldungen werden immer direkt eingetragen.“

Zur Wahl stehen hier alle fünf Arten: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Unbezahlter Urlaub und Berufsschule. Bei einem eintägigen Eintrag erscheint „Halber Tag (0,5 Urlaubstage, halbes Tages-Soll)“; Berufsschule wird immer ganztägig und tageweise erfasst. Krankheit landet im Status „Erfasst“, die übrigen Arten im Status „Genehmigt“.

Rückwirkend eintragen

Für eine andere Person darf der Zeitraum in der Vergangenheit liegen, bei allen Arten. Das ist der Fall, der im Alltag zählt: Die Krankmeldung kommt am Donnerstag für Montag, der Urlaubstag wurde nie eingetragen. Nur für den eigenen Antrag gilt die Regel „frühestens ab heute“ weiter.

Sind im Zeitraum Arbeitsschritte auf die Person eingeplant, meldet Gantway das beim Speichern als Warnung. Der Eintrag geht trotzdem durch, aber Sie wissen, was umgeplant werden muss.

Der Eintrag ist gekennzeichnet

Jede manuell erfasste Abwesenheit trägt den Vermerk „Manuell erfasst von {Name} am {Datum}“, bei einem vergangenen Zeitraum zusätzlich die Kennzeichnung „rückwirkend nachgetragen“. Der Mitarbeiter sieht diesen Vermerk in seiner eigenen Liste, nicht nur der Vorgesetzte im Tab „Alle Abwesenheiten“.

Zurücknehmen statt stornieren

Falsche Person, falscher Zeitraum: Im Tab „Alle Abwesenheiten“ hat jeder noch aktive Eintrag den Knopf „Zurücknehmen“. Die „Begründung der Rücknahme“ ist Pflicht. Danach steht die Abwesenheit auf „Storniert“, Zeitkonto, Resturlaub und Konflikte werden neu berechnet, und am Datensatz steht sichtbar „Zurückgenommen von {Name} am {Datum}“ samt Grund. Das ist der kurze Weg für Fehlerfassungen; den Storno-Workflow mit Antrag und Bestätigung braucht es dafür nicht.

Dasselbe Formular mit bereits ausgewählter Person erreichen Sie über Einstellungen → „Team“ → Mitarbeiter anklicken → Tab „Abwesenheiten“ → „Abwesenheit erfassen“.