Kundendaten auf DSGVO-Anfrage löschen

Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, führt der Weg über Seitenleiste → Kunden → Kunde öffnen → Tab „Stammdaten“ → „DSGVO: Daten löschen“. Den Knopf sieht nur der Admin, und er lässt sich je Kunde nur einmal benutzen — danach verschwindet er.

Was geschwärzt wird

Der Dialog „Personenbezogene Daten löschen (DSGVO)“ sagt es wörtlich: „Name, Kontaktdaten, Adresse, Notizen und die Kundendaten in Angeboten werden unwiderruflich geschwärzt.“ Konkret geleert werden am Kunden Anrede, Vorname, Firma, E-Mail, Telefon, Strasse, PLZ, Ort, Notizen, Webseite, USt-IdNr. und alle Tags; der Nachname wird durch „Gelöschter Kunde“ ersetzt. Die Kundennummer bleibt — sie ist die Klammer, über die Aufträge und Belege weiterhin zueinander finden.

Dieselben Felder werden in jedem Angebot dieses Kunden geschwärzt, denn dort steht der Name in einer eigenen Abschrift. Nebenwirkung: Der Portal-Link solcher Angebote wird ungültig — der Kunde kann sein Angebot darüber nicht mehr öffnen.

Der Kunde wird zugleich deaktiviert, und die Aktion wird im Änderungsprotokoll festgehalten. In der Kundenakte erscheint danach das Kennzeichen „Anonymisiert (DSGVO)“.

Was bleibt — und warum

„Aufträge, Angebote, Zeitbuchungen und Bestandsbuchungen bleiben als ‚Gelöschter Kunde' erhalten, weil sie aufbewahrungspflichtig sind.“ Gantway löscht diese Vorgänge also nicht, sondern nimmt ihnen den Personenbezug: Die Auftragshistorie, gebuchte Stunden und Lagerbewegungen bleiben vollständig, nur steht kein Name mehr daran.

Nicht verwechseln

• Kunde deaktivieren räumt nur die Auswahllisten auf. Die Daten bleiben vollständig gespeichert, und Reaktivieren ist jederzeit möglich.
• Das eigene Konto löschen betrifft den Benutzerzugang einer Person zu Gantway, nicht einen Kundendatensatz in Ihrer Kundenliste.