Kunde deaktivieren und reaktivieren
Kunden werden nicht gelöscht, sondern deaktiviert — die Historie bleibt. Der zweistufige Schutz bei offenen Aufträgen und der Weg zurück.
Einen Löschen-Knopf gibt es am Kunden nicht, und das ist Absicht. An einem Kunden hängen Aufträge, Angebote und Belege. Stattdessen wird deaktiviert.
Deaktivieren
Der Knopf „Deaktivieren“ steht in der Kundenakte im Tab „Stammdaten“ (Seitenleiste → Kunden → Kunde öffnen). Nach der Bestätigung („Kunde wirklich deaktivieren?“) verschwindet der Kunde aus den Auswahllisten für neue Aufträge und Angebote; in der Kundenliste bleibt er sichtbar, als inaktiv markiert. Seine komplette Historie bleibt erhalten; alte Aufträge und Angebote zeigen ihn weiterhin.
Hat der Kunde noch offene Aufträge oder versendete Angebote, die er noch annehmen kann, schaltet Gantway eine zweite Stufe dazwischen: Die Meldung nennt beides mit Anzahl, etwa „Dieser Kunde hat noch 1 offenen Auftrag und 2 versendete Angebote, die er noch annehmen kann.“, erst „Trotzdem deaktivieren“ führt aus. Bei offenen Angeboten steht dabei: „Nach der Deaktivierung kann er Angebote im Kundenportal nicht mehr annehmen.“ So wird niemandem versehentlich der Kunde unter einem laufenden Auftrag oder einem offenen Angebot weggezogen.
Soll der Kunde nicht nur unsichtbar werden, sondern seine Daten auf ein Löschverlangen hin verschwinden, führt der Weg über die DSGVO-Löschung — die ist unwiderruflich.
Deaktivieren darf nur der Admin. Planer und Teamleiter dürfen Kundendaten bearbeiten, aber nicht deaktivieren.
Wiederfinden und reaktivieren
Deaktivierte Kunden sind nicht weg. Der Filter „Inaktive“ in der Kundenliste (Seitenleiste → Kunden) zeigt sie, und „Reaktivieren“ im Tab „Stammdaten“ ist jederzeit möglich. Der Kunde ist danach sofort wieder wählbar, mit allen Daten und Tags.
Auch bekannt als: Kunde löschen, deaktivieren, inaktiv, reaktivieren, Karteileiche.