Der Jahresabschluss des Arbeitszeitkontos
Im Dezember schließt das Jahr: Überstunden werden — gegebenenfalls gekappt — ins Folgejahr übertragen. Voraussetzungen, Vorschau und die Sache mit dem Zurück.
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Nach zwölf Monatsabschlüssen folgt einmal im Jahr der große: der Jahresabschluss, der die Überstundensalden ins Folgejahr überträgt.
Voraussetzungen und Ablauf
Der Knopf „Jahresabschluss“ in der Seitenleiste unter Zeiterfassung → Tab „Monatsabschluss“ ist nur aktiv, wenn als Monat der Dezember gewählt ist („Jahresabschluss ist nur im Dezember verfügbar“). Der Dialog erklärt: „Schließt das Jahr für alle Mitarbeiter ab, bei denen alle erforderlichen Monate abgeschlossen sind. Der Übertrag wird ins Folgejahr übernommen (ggf. mit Kappung laut Überstunden-Policy).“
Die Vorschau-Tabelle zeigt vor dem Klick je Person „Jahres-Endsaldo / Limit / Übertrag / Verfall / Status“: „Bereit“ heißt, alle Monate des Beschäftigungszeitraums sind abgeschlossen; bei „Offen“ fehlt noch mindestens einer („{n} Monat(e) noch nicht abgeschlossen“) — diese Person wird übersprungen und kann nach dem Nachholen einzeln abgeschlossen werden. Unterjährige Ein- und Austritte berücksichtigt Gantway automatisch. Auslösen dürfen den Abschluss standardmäßig Admin und Planer.
Die Kappung
Liegt der Endsaldo über dem „Jahres-Übertragslimit (Stunden)“ aus Einstellungen → „Arbeitszeitmodell“ (Karte „Überstunden-Regelung“), wird auf das Limit gekappt und der Rest verfällt. Die Vorschau warnt: „Bei {n} Mitarbeiter(n) werden Überstunden gekappt (Limit: …).“ Bleibt das Feld in den Einstellungen leer, sagt es dort: „Kein Limit — alle Überstunden werden übertragen.“ Negative Salden werden immer voll übertragen — Minusstunden verfallen nicht.
Drohender Verfall ist übrigens schon vorher im Zeitkonto-Tab sichtbar — Zeit genug, Überstunden noch abzufeiern.
Auch bekannt als: Jahresabschluss, Überstunden, Übertrag, Kappung, Jahreswechsel.