Auftrag einplanen — Vorschläge und Ampel

Statt „irgendwann nächste Woche“ beantwortet der Einplan-Dialog die eigentliche Frage: Wann schafft Ihr Betrieb diesen Auftrag realistisch? Das läuft in zwei Stufen — erst das Gate, dann die Planung.

So kommen Sie zu den Vorschlägen

1. Öffnen Sie den Einplan-Dialog. Zwei Wege führen hinein:
   • Angebote → Angebot öffnen (Status „Akzeptiert“) → „Auftrag einplanen“, standardmäßig für Admin und Planer.
   • Aufträge → Auftrag öffnen → Status-Karte → „Planen“ oder „Freigeben“. „Planen“ steht standardmäßig auch Teamleitern offen, aber nur bei Aufträgen, denen sie zugewiesen sind; „Freigeben“ nur Admin und Planer.
2. Ergänzen Sie fehlende Zeitschätzungen, falls das Gate sie anmahnt (siehe unten).
3. Klicken Sie auf „Weiter zur Planung“.
4. Wählen Sie einen der Terminvorschläge anhand der Ampel. Passt keiner, verlängert „Weiter suchen (16 Wochen)“ das Fenster.

Wie es danach weitergeht — Team, Feinverteilung, Arbeitsort und Abschluss —, steht in Einplanen und zuweisen.

Ein Auftrag muss übrigens nicht aus einem Angebot stammen, um Vorschläge zu bekommen.

Stufe 1: das Gate

Bevor Gantway rechnet, prüft es die Positionen des Auftrags:

• Zeitschätzung ist Pflicht. Fehlt sie, bleibt „Weiter zur Planung“ gesperrt. Gantway nennt dann, bei wie vielen Positionen die Zeitschätzung fehlt, und markiert sie als „Pflicht vor dem Einplanen“. Ohne Dauer lässt sich kein Termin berechnen; das ist eine harte Sperre.
• Qualifikation und Arbeitsort sind empfohlen, aber überspringbar. Je mehr davon gesetzt ist, desto treffsicherer die Vorschläge.

Stufe 2: Vorschläge und Ampel

Gantway durchsucht die nächsten 8 Wochen und liefert bis zu 4 Terminvorschläge, jeder mit einer Ampel. Oben unter „Empfohlener Start“ steht das erste vollständig freie Fenster („Bestes Fenster“), darunter die „Weitere Vorschläge“. Die Suche beginnt frühestens jetzt: Ist die Arbeitszeit für heute schon vorbei, beginnen die Vorschläge am nächsten Arbeitstag.

• „Ruhig“ — Auslastung bis 80 %, komfortabel machbar
• „Eng“ — über 80 %: deckbar, aber nicht durchgehend von denselben Leuten
• „Voll“ — ab 100 %, oder der Arbeitsort ist belegt
• „Abwesend“ — die benötigte Person fehlt, etwa wegen Urlaub oder Krankheit

Die Gesamtwertung eines Vorschlags ist immer das schlechteste Einzelsignal: Ein einziger überlasteter Tag färbt den ganzen Vorschlag. Bei einer Ressource mit Kapazität 1 gilt schon ein Auftrag als „Voll“.

Eigenes Startdatum wählen

Unter den Vorschlägen steht das Feld „oder eigenes Startdatum“; zum gewählten Tag zeigt Gantway sofort die Ampel und, falls der Tag voll ist, den nächsten freien Termin.

• Vorbelegung: Haben Positionen des Auftrags schon Termine ab heute, ist das Feld mit dem frühesten davon vorbelegt. Darunter steht dann „Vorbelegt aus den vorhandenen Terminen der Positionen – sie bleiben beim Planen erhalten.“ Lassen Sie das Datum so stehen, behalten die Positionen ihre gesetzten Termine, auch die Lücken dazwischen. Wählen Sie einen anderen Tag, verschwindet der Hinweis, und Gantway rechnet die Termine ab diesem Start neu.
• Heute: Wählen Sie heute während der Arbeitszeit, beginnt die Planung ab jetzt (auf die nächste Viertelstunde), nicht rückwirkend zum Arbeitsbeginn. Ist die Arbeitszeit für heute vorbei, springt das Feld auf den nächsten Arbeitstag, und Gantway meldet „Heute ist keine Arbeitszeit mehr“.
• Vergangenheit: Ein Tag in der Vergangenheit ist erlaubt, etwa zum Nacherfassen; Gantway weist nur darauf hin.

Liefertermin im Blick

Hat der Auftrag einen Liefertermin, steht er über den Vorschlägen („Liefertermin: 08.10.2026“). Vorschläge, die erst danach enden, tragen schon in der Liste den Vermerk „Endet nach dem Liefertermin“. Wählen Sie ein solches Fenster, erscheint vor dem Klick die Warnung „Voraussichtliches Ende … liegt nach dem Liefertermin …“. Einplanen bleibt trotzdem möglich — der Liefertermin ist eine Zusage, keine Sperre.